Hướng Dẫn Lưu File Microsoft Office Word 2019 PDF Chi Tiết

Định dạng PDF (Portable Document Format) ngày càng trở nên phổ biến nhờ khả năng giữ nguyên định dạng gốc của tài liệu trên mọi thiết bị và hệ điều hành. Việc lưu tài liệu Word sang PDF rất hữu ích khi bạn cần chia sẻ tài liệu, đảm bảo tính bảo mật hoặc chuẩn bị cho việc in ấn chuyên nghiệp. Microsoft Office Word 2019 tích hợp sẵn tính năng mạnh mẽ cho phép người dùng dễ dàng chuyển đổi tài liệu sang PDF mà không cần phần mềm bên thứ ba. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách lưu file Microsoft Office Word 2019 PDF, bao gồm các tùy chọn cơ bản và nâng cao để tối ưu hóa file đầu ra theo nhu cầu của bạn.

Các Bước Lưu File Word 2019 Sang PDF

Quá trình chuyển đổi tài liệu Word 2019 sang định dạng PDF rất đơn giản và có thể thực hiện nhanh chóng thông qua chức năng “Save As” (Lưu dưới dạng).

Sử dụng chức năng “Save As” (Lưu dưới dạng)

Đây là phương pháp phổ biến và trực quan nhất để tạo file PDF từ tài liệu Word 2019.

1. Mở tab File: Trên thanh công cụ Ribbon của Word 2019, nhấp vào tab File.

2. Chọn Save As: Trong menu bên trái, chọn Save As. Nếu tài liệu chưa được lưu trước đó, bạn cũng có thể chọn Save.

3. Chọn vị trí lưu: Nhấp vào Browse để mở hộp thoại Save As. Tại đây, bạn chọn thư mục trên máy tính nơi bạn muốn lưu file PDF.

4. Chọn định dạng PDF: Trong hộp thoại Save As, nhấp vào danh sách thả xuống tại mục Save as type. Cuộn và chọn PDF (*.pdf).

5. Đặt tên file và lưu: Nhập tên mong muốn cho file PDF vào ô File name. Cuối cùng, nhấp vào nút Save.

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng tùy chọn Export (Xuất) trong menu File > Export > Create PDF/XPS Document để thực hiện việc lưu file dưới dạng PDF.

Tùy Chọn Cơ Bản Khi Lưu File Microsoft Office Word 2019 PDF

Trước khi nhấp Save, Word 2019 cung cấp một số tùy chọn cơ bản để bạn tối ưu hóa file PDF đầu ra cho mục đích sử dụng cụ thể. Bên dưới phần chọn định dạng “Save as type”, bạn sẽ thấy mục “Optimize for”:

• Standard (publishing online and printing): Tùy chọn này tạo ra file PDF với chất lượng cao nhất, giữ nguyên độ phân giải hình ảnh và định dạng văn bản. Đây là lựa chọn lý tưởng nếu bạn cần in tài liệu hoặc chia sẻ online mà vẫn muốn đảm bảo chất lượng hiển thị tốt nhất. Tuy nhiên, kích thước file thường sẽ lớn hơn.
• Minimum size (publishing online): Nếu ưu tiên của bạn là giảm dung lượng file để dễ dàng chia sẻ qua email hoặc đăng tải lên web, hãy chọn tùy chọn này. Word sẽ nén hình ảnh và thực hiện một số tối ưu hóa khác để giảm kích thước file, nhưng chất lượng hình ảnh có thể bị giảm đôi chút.
• Open file after publishing: Đánh dấu vào ô này nếu bạn muốn file PDF tự động mở lên bằng trình xem PDF mặc định ngay sau khi quá trình lưu hoàn tất.

Bạn cũng có thể nhấp vào nút Options… để truy cập các cài đặt chi tiết hơn.

Tối Ưu Hóa File PDF Với Các Tùy Chọn Nâng Cao Trong Word 2019

Hộp thoại Options (truy cập bằng cách nhấp vào nút “Options…” trong hộp thoại Save As hoặc sau khi chọn “More options…” nếu bạn đang dùng “Save a Copy”) cung cấp nhiều cài đặt tinh chỉnh cho file Microsoft Office Word 2019 PDF của bạn:

• Page range: Cho phép bạn chọn phạm vi trang muốn xuất sang PDF.
  • All: Lưu toàn bộ tài liệu.
  • Current page: Chỉ lưu trang hiện tại đang hiển thị con trỏ chuột.
  • Selection: Chỉ lưu phần văn bản hoặc đối tượng bạn đã bôi đen trước đó.
  • Pages: Nhập số trang cụ thể hoặc một khoảng trang (ví dụ: 1-3, 5, 7).
• Publish what: Quyết định nội dung nào sẽ được xuất bản.
  • Document: Lưu nội dung chính của tài liệu.
  • Document showing markup: Nếu tài liệu của bạn có sử dụng tính năng Track Changes (Theo dõi thay đổi) hoặc chứa các Comments (Bình luận), tùy chọn này sẽ bao gồm cả các đánh dấu và bình luận đó trong file PDF. Nếu không chọn, file PDF sẽ hiển thị như bản cuối cùng (đã chấp nhận tất cả thay đổi và ẩn bình luận).
• Include non-printing information:
  • Create bookmarks using: Tính năng cực kỳ hữu ích cho tài liệu dài. Bạn có thể chọn tạo bookmark (dấu trang) trong file PDF tự động dựa trên:
    • Headings: Sử dụng các tiêu đề (Heading 1, Heading 2…) trong tài liệu Word để tạo cấu trúc bookmark phân cấp trong PDF.
    • Word Bookmarks: Sử dụng các bookmark bạn đã tự tạo thủ công trong Word.
  • Document properties: Bao gồm các thông tin metadata của tài liệu (như tiêu đề, tác giả, chủ đề, từ khóa) vào file PDF.
  • Document structure tags for accessibility: Tùy chọn quan trọng giúp cải thiện khả năng truy cập cho người dùng sử dụng phần mềm đọc màn hình. Các thẻ cấu trúc này giúp phần mềm hiểu rõ hơn về bố cục và thứ tự đọc của nội dung.
• PDF options:
  • ISO 19005-1 compliant (PDF/A): Xuất file PDF tuân thủ chuẩn PDF/A. Đây là định dạng được thiết kế đặc biệt cho việc lưu trữ tài liệu điện tử dài hạn, đảm bảo rằng file có thể được mở và hiển thị giống hệt như ban đầu trong tương lai, bất kể sự thay đổi về phần mềm hay phần cứng.
  • Bitmap text when fonts may not be embedded: Nếu tài liệu sử dụng các font chữ không được phép nhúng vào file PDF (do vấn đề bản quyền), tùy chọn này sẽ chuyển đổi văn bản sử dụng font đó thành hình ảnh bitmap. Điều này đảm bảo giao diện văn bản không bị thay đổi khi mở trên máy tính không cài đặt font chữ đó, nhưng có thể làm tăng kích thước file và khiến văn bản không thể tìm kiếm hay sao chép được. Nếu không chọn, trình xem PDF có thể thay thế bằng một font chữ khác, làm thay đổi bố cục.
  • Encrypt the document with a password: Cho phép bạn đặt mật khẩu để bảo vệ file PDF. Khi chọn tùy chọn này và nhấn OK, Word sẽ yêu cầu bạn nhập và xác nhận mật khẩu. Chỉ những người biết mật khẩu mới có thể mở được file PDF.

Sau khi thiết lập các tùy chọn mong muốn, hãy nhấp OK để đóng hộp thoại Options và sau đó nhấp Save để tạo file PDF.

Mở và Sử Dụng Nội Dung Từ File PDF trong Word 2019

Một tính năng hữu ích khác của Word 2019 là khả năng mở và thậm chí chỉnh sửa (ở mức độ nhất định) nội dung từ các file PDF.

Để mở một file PDF trong Word:

1. Đi tới File > Open.
2. Duyệt đến vị trí lưu file PDF và chọn nó.
3. Nhấp Open.

Word sẽ hiển thị một thông báo cho biết nó sẽ chuyển đổi PDF thành tài liệu Word có thể chỉnh sửa và quá trình này có thể mất một lúc. Tài liệu kết quả có thể không giữ được hoàn toàn bố cục gốc, đặc biệt nếu file PDF chứa nhiều hình ảnh hoặc định dạng phức tạp. Tuy nhiên, tính năng này rất tiện lợi khi bạn cần nhanh chóng sao chép văn bản, hình ảnh hoặc sơ đồ từ một file PDF mà không cần công cụ chuyên dụng.

Tổng kết

Việc lưu file Microsoft Office Word 2019 PDF là một quy trình đơn giản nhưng cực kỳ quan trọng trong công việc văn phòng hiện đại. Với các tùy chọn tích hợp sẵn, bạn có thể dễ dàng tạo ra các file PDF chất lượng cao, dung lượng tối ưu, có cấu trúc bookmark rõ ràng, đảm bảo khả năng truy cập và thậm chí bảo mật bằng mật khẩu. Việc hiểu rõ các tùy chọn này giúp bạn kiểm soát tốt hơn file đầu ra, đáp ứng chính xác nhu cầu chia sẻ, in ấn hay lưu trữ tài liệu của mình.

Hãy bắt đầu áp dụng các bước hướng dẫn trên để chuyển đổi tài liệu Word 2019 của bạn sang định dạng PDF một cách hiệu quả ngay hôm nay!

TẢI SÁCH PDF NGAY