Contents
- Định nghĩa các thuật ngữ chính
- Cán bộ Hồ sơ Mở (Open Records Officer)
- Quy trình yêu cầu hồ sơ
- Kháng cáo khi yêu cầu bị từ chối
- Hồ sơ không phải là hồ sơ điều tra hình sự
- Hồ sơ điều tra hình sự
- Đối với tất cả các kháng cáo hành chính
- Phí và lệ phí
- Yêu cầu Hồ sơ Âm thanh/Video theo Đạo luật 22 từ Sở Cảnh sát Philadelphia
- Chính sách và quy định bằng văn bản bổ sung
- Tải Biểu mẫu Yêu cầu Quyền Được Biết
Có hiệu lực: ngày 1 tháng 1 năm 2009
Cập nhật lần cuối: ngày 5 tháng 3 năm 2025
Thành phố Philadelphia đã thông qua chính sách này để tuân thủ Đạo luật Khối thịnh vượng chung số 3 năm 2008, 65 P.S. §§ 67.101 et seq., thường được gọi là Luật Quyền Được Biết (Right-to-Know Law – RTKL). Với một số ngoại lệ nhất định, công chúng có quyền kiểm tra và/hoặc sao chép hồ sơ công khai theo yêu cầu bằng văn bản. Chính sách này nêu rõ quy trình và thông tin liên quan đến việc thực hiện quyền này tại Philadelphia.
Định nghĩa các thuật ngữ chính
Để hiểu rõ hơn về chính sách này, các thuật ngữ sau được định nghĩa như sau:
- Luật Quyền Được Biết (Right-to-Know Law – RTKL): Đạo luật số 3 năm 2008, 65 P.S. §§ 67.101 et seq..
- Ngày làm việc: Thứ Hai đến Thứ Sáu, từ 8:30 sáng đến 4:30 chiều, trừ những ngày mà Thành phố Philadelphia, văn phòng chính của Sở Luật, hoặc văn phòng, sở, hội đồng hay ủy ban nhận yêu cầu đóng cửa. Các Cơ quan Thành phố được coi là đóng cửa khi một trong các điều kiện sau xảy ra:
- Thành phố, Sở Luật, hoặc Sở, Ban, Văn phòng hoặc Ủy ban Thành phố cụ thể hoạt động trên cơ sở “chỉ dịch vụ thiết yếu”;
- Thành phố, văn phòng chính của Sở Luật, hoặc Sở, Hội đồng, Văn phòng hoặc Ủy ban Thành phố cụ thể đóng cửa từ bốn giờ trở lên trong giờ làm việc thông thường; hoặc
- Thành phố, văn phòng chính của Sở Luật, hoặc Sở, Hội đồng, Văn phòng hoặc Ủy ban Thành phố cụ thể đóng cửa bất kỳ phần nào của giờ làm việc thông thường vì lý do khẩn cấp.
- Hồ sơ công khai: Bất kỳ tài liệu nào đáp ứng định nghĩa chung về “hồ sơ công khai” được quy định trong Luật Quyền Được Biết và không thuộc bất kỳ ngoại lệ nào được liệt kê trong đó. Định nghĩa và ngoại lệ này có thể được sửa đổi theo thời gian và được giải thích bởi các tòa án tiểu bang, liên bang và/hoặc địa phương.
- Cán bộ Hồ sơ Mở (Open Records Officer): Một quan chức hoặc nhân viên của Thành phố Philadelphia được giao chính thức trách nhiệm tiếp nhận, theo dõi và trả lời các yêu cầu cung cấp thông tin theo Luật Quyền Được Biết. Thành phố có thể chỉ định một Phó hoặc Cán bộ Hồ sơ Mở thứ cấp để thay thế khi Cán bộ chính vắng mặt.
- Người yêu cầu: Một người yêu cầu cung cấp hồ sơ theo Luật Quyền Được Biết.
- Văn phòng Hồ sơ Mở (Office of Open Records – OOR): Văn phòng cấp Tiểu bang, thuộc Bộ Phát triển Kinh tế và Cộng đồng, như được mô tả trong §1310 của Luật Quyền Được Biết. Văn phòng này có nhiều nhiệm vụ, bao gồm đưa ra ý kiến tư vấn, đào tạo cơ quan và công chức, chỉ định cán bộ kháng cáo, và xem xét các khoản phí được phép theo luật.
Cán bộ Hồ sơ Mở (Open Records Officer)
Vui lòng tham khảo danh sách dưới đây để biết Cán bộ Hồ sơ Mở cụ thể cho từng Sở, Hội đồng, Văn phòng hoặc Ủy ban Thành phố. Nếu không có Cán bộ Hồ sơ Mở nào được liệt kê cho cơ quan bạn cần, vui lòng gửi yêu cầu đến Cán bộ Hồ sơ Mở của Sở Luật Thành phố (Văn phòng Luật sư Thành phố). Hãy ghi rõ Sở, Hội đồng, Văn phòng hoặc Ủy ban Thành phố mà bạn muốn yêu cầu hồ sơ. Lưu ý rằng một số quan chức được bầu độc lập – như Văn phòng Biện lý Quận – có thể có chính sách riêng. Bạn nên kiểm tra trang web của họ để biết thông tin cụ thể, bao gồm thông tin liên lạc của Cán bộ Hồ sơ Mở tương ứng.
Sở Luật Thành phố không được phép chấp nhận các Yêu cầu Quyền Được Biết thay mặt cho Biện lý Quận Philadelphia. Văn phòng Biện lý Quận duy trì một Chính sách Hồ sơ Mở riêng; các yêu cầu cho văn phòng đó cần được gửi đến Cán bộ Hồ sơ Mở của Văn phòng Biện lý Quận.
Hướng dẫn gửi yêu cầu:
Vui lòng gửi yêu cầu của bạn đến Cán bộ Hồ sơ Mở Thành phố phù hợp:
Quy trình yêu cầu hồ sơ
Luật Quyền Được Biết yêu cầu Thành phố Philadelphia xử lý mọi yêu cầu bằng văn bản không ẩn danh được gửi trực tiếp, qua thư, fax hoặc email. Luật không yêu cầu Thành phố xử lý yêu cầu bằng lời nói, và Thành phố sẽ từ chối chấp nhận yêu cầu bằng lời nói. Tương tự, luật không yêu cầu xử lý yêu cầu ẩn danh, và Thành phố sẽ từ chối yêu cầu ẩn danh. Vì lý do bảo mật CNTT, Thành phố sẽ không chấp nhận yêu cầu mà chi tiết hồ sơ chỉ được cung cấp qua siêu liên kết, cũng như không tải hồ sơ phản hồi lên các siêu liên kết bên ngoài (ngoài phila.gov) mà không có sự sắp xếp rõ ràng trước với Sở Luật.
Theo Luật Quyền Được Biết, Văn phòng Hồ sơ Mở của Tiểu bang đã tạo và công bố một biểu mẫu tiêu chuẩn trên toàn tiểu bang, mà Thành phố Philadelphia phải chấp nhận cho việc nộp yêu cầu (https://www.openrecords.pa.gov/RTKL/Forms.cfm).
Kể từ ngày 1 tháng 2 năm 2012, Thành phố Philadelphia yêu cầu sử dụng biểu mẫu tiêu chuẩn này để gửi yêu cầu Quyền Được Biết. Yêu cầu sẽ không được coi là yêu cầu bằng văn bản theo Luật Quyền Được Biết trừ khi được gửi trên hoặc kèm theo biểu mẫu này. Bất kỳ yêu cầu nào không sử dụng biểu mẫu này sẽ được coi là yêu cầu không chính thức và không tuân theo Luật Quyền Được Biết. Nếu người yêu cầu gửi yêu cầu trên biểu mẫu chuẩn sau khi đã gửi yêu cầu không chính thức cho cùng hồ sơ, yêu cầu không chính thức sẽ được coi là đã rút lại. Thành phố có quyền yêu cầu một yêu cầu bằng văn bản theo Luật Quyền Được Biết trước khi phát hành hồ sơ.
Để được coi là hợp lệ theo Luật Quyền Được Biết và chính sách này, yêu cầu bằng văn bản phải:
- Được gửi đến Cán bộ Hồ sơ Mở phù hợp.
- Được gửi trên hoặc kèm theo biểu mẫu tiêu chuẩn của tiểu bang.
- Chứa ít nhất các thông tin sau:
- Tên của người yêu cầu.
- Thông tin liên lạc của người yêu cầu (địa chỉ email hoặc địa chỉ thực).
- Mô tả hồ sơ được yêu cầu với đủ tính cụ thể để Thành phố có thể xác định hồ sơ nào đang được yêu cầu.
Thành phố có nhiệm vụ nỗ lực thiện chí để xác định xem hồ sơ yêu cầu có phải là hồ sơ công khai hay không và trả lời nhanh nhất có thể trong hoàn cảnh hiện tại, không quá năm ngày làm việc kể từ ngày Cán bộ Hồ sơ Mở liên quan nhận được yêu cầu. Phản hồi cuối cùng hoặc tạm thời phải được cung cấp trong vòng năm ngày làm việc này. Nếu không có phản hồi trong thời hạn này, yêu cầu được coi là bị từ chối.
Luật Quyền Được Biết cho phép Thành phố gia hạn thời gian phản hồi một lần duy nhất không quá 30 ngày theo lịch nếu có lý do cụ thể được viện dẫn. Nếu ngày thứ 30 rơi vào ngày Thành phố đóng cửa, hạn chót sẽ là ngày làm việc tiếp theo. Nếu gia hạn được xác nhận nhưng không có phản hồi trong thời hạn 30 ngày, yêu cầu được coi là bị từ chối. Nếu Thành phố thông báo cần nhiều hơn 30 ngày gia hạn, yêu cầu cũng bị coi là từ chối trừ khi người yêu cầu đồng ý bằng văn bản gia hạn đến ngày cụ thể. Nếu người yêu cầu đồng ý và không có phản hồi vào ngày đó, yêu cầu sẽ bị coi là từ chối vào ngày hôm sau.
Phản hồi cuối cùng của Thành phố đối với yêu cầu sẽ thuộc một trong các dạng sau:
- Chấp thuận yêu cầu.
- Từ chối yêu cầu.
- Chấp thuận một phần và từ chối một phần yêu cầu.
- Chấp thuận yêu cầu nhưng biên tập lại (che bớt) một phần thông tin theo Luật Quyền Được Biết và/hoặc các luật liên bang, tiểu bang, địa phương hiện hành khác.
Kháng cáo khi yêu cầu bị từ chối
Nếu yêu cầu truy cập hồ sơ bị từ chối (toàn bộ hoặc một phần) hoặc bị coi là bị từ chối, người yêu cầu có thể nộp đơn kháng cáo trong vòng 15 ngày làm việc kể từ ngày gửi thư từ chối của Thành phố. Quy trình kháng cáo khác nhau tùy thuộc vào loại hồ sơ:
Hồ sơ không phải là hồ sơ điều tra hình sự
Kháng cáo liên quan đến các yêu cầu về hồ sơ không phải là hồ sơ điều tra hình sự phải được gửi đến Văn phòng Hồ sơ Mở Pennsylvania (OOR):
Văn phòng Hồ sơ Mở của Khối thịnh vượng chung Pennsylvania
333 Market St., Tầng 16
Harrisburg, PA 17101
Hồ sơ điều tra hình sự
Khiếu nại từ chối liên quan đến yêu cầu hồ sơ điều tra hình sự phải được gửi đến Văn phòng Biện lý Quận Philadelphia trong vòng 15 ngày làm việc kể từ ngày gửi thư từ chối của Thành phố. Khiếu nại nên được gửi đến địa chỉ sau:
Văn phòng Biện lý Quận, Đơn vị Tranh tụng Dân sự
Cán bộ Kháng cáo Hồ sơ Mở
Three South Penn Square
Philadelphia, PA 19107-3499
Đối với tất cả các kháng cáo hành chính
Trừ khi người yêu cầu đồng ý khác, Cán bộ Kháng cáo sẽ đưa ra quyết định cuối cùng và gửi qua đường bưu điện cho người yêu cầu và Thành phố trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận được kháng cáo. Nếu không có quyết định trong vòng 30 ngày, kháng cáo được coi là bị từ chối.
Một phiên điều trần có thể được tổ chức trước khi quyết định cuối cùng được ban hành. Quyết định của Cán bộ Kháng cáo là lệnh cuối cùng và sẽ bao gồm giải thích bằng văn bản về lý do đưa ra quyết định.
Trong vòng 30 ngày kể từ ngày gửi quyết định cuối cùng của Cán bộ Kháng cáo, người yêu cầu hoặc Thành phố có thể nộp đơn yêu cầu xem xét hoặc các tài liệu khác theo yêu cầu của quy tắc tòa án lên Tòa án Chung Philadelphia (Court of Common Pleas).
Phí và lệ phí
Lệ phí sao chép hồ sơ được thiết lập và công bố bởi Văn phòng Hồ sơ Mở Tiểu bang. Thành phố Philadelphia sẽ tính phí theo quy định của Văn phòng Tiểu bang về Hồ sơ Mở.
Thành phố có quyền áp dụng các khoản phí bổ sung hợp lý nếu phát sinh chi phí để tuân thủ yêu cầu, theo Luật Quyền Được Biết. Điều này bao gồm, nhưng không giới hạn, phí truy cập điện tử nâng cao và bản sao tài liệu có chứng thực.
Yêu cầu Hồ sơ Âm thanh/Video theo Đạo luật 22 từ Sở Cảnh sát Philadelphia
Theo 42 Pa.C.S. § 67A05 (d), Sở Cảnh sát Philadelphia đã thiết lập các khoản phí sau cho chi phí xử lý các yêu cầu theo Đạo luật 22 được chấp thuận hoặc chấp thuận một phần:
- 125,00 USD cho mỗi bản ghi được cung cấp, cộng thêm 200,00 USD cho mỗi giờ làm việc bổ sung (ngoài giờ đầu tiên) cần thiết để xem xét, biên tập và sản xuất (các) bản ghi được yêu cầu.
- Phí bổ sung lên đến chi phí thực tế có thể được áp dụng cho bưu chính hoặc sản xuất qua ổ đĩa flash hoặc các phương tiện khác ngoài email hoặc giao hàng điện tử.
Thành phố sẽ thông báo cho người yêu cầu về các khoản phí ước tính tại thời điểm phản hồi cuối cùng. Thanh toán phí là bắt buộc tại thời điểm tiết lộ hồ sơ. Phí có thể được thanh toán bằng séc hoặc lệnh chuyển tiền, trả cho Thành phố Philadelphia. Biểu phí Đạo luật 22 này sẽ được xem xét và sửa đổi định kỳ.
Chính sách và quy định bằng văn bản bổ sung
Thành phố Philadelphia và mỗi Cán bộ Hồ sơ Mở giữ toàn quyền quyết định và thẩm quyền áp dụng bất kỳ chính sách bằng văn bản nào khác phù hợp với Luật Quyền Được Biết và các chính sách này, được sửa đổi theo thời gian, mà họ cho là cần thiết hoặc thận trọng, phù hợp với Luật Quyền Được Biết.
Tải Biểu mẫu Yêu cầu Quyền Được Biết
Để thực hiện yêu cầu hồ sơ công khai theo Luật Quyền Được Biết tại Philadelphia, bạn cần sử dụng Biểu mẫu Yêu cầu Luật Quyền Được Biết Tiêu chuẩn của Văn phòng Hồ sơ Mở Pennsylvania.